تحقیقات در زمینه ی رفتار سازمانی و مدیریت منابع انسانی برای دهه‌ها بر این دیدگاه متمرکز بوده که شغلها[1]، ساختارهای پایه ای سازمان‌های پیچیده هستند. این ایده که افراد دارای شغل هایی هستند که مسئولیت‌ها و فعالیت‌های خاصی را در بر میگیرند به خوبی پایه‌ریزی شده بود و اساس بسیاری از تحقیقات را در رفتار سازمانی تشکیل میداد. شغل همچنین مبنای بسیاری از برنامه‌های دولتی بود و در ایالات متحدهی امریکا در دیکشنری عناوین شغلی نهادینه شده بود. تکامل رویکرد بوروکراتیک در سازماندهی این ایده را ایجاد کرد که شغلها، رویکردهایی کلی برای سازماندهی و مدیریت تعداد زیادی از افراد در راستای دستیابی به اهداف خاص هستند.
رویکرد بوروکراتیک، منجر به عقلایی سازی و توسعه ی سلسله مراتب، شغلهای صفی و ستادی، روش های ارزشیابی شغل و در نهایت یک دسته از رویکردهای سازمانی شد که بر این ایده استوار بودند که افراد، صرفا دارنده ی شغلها هستند. همچنین بسیاری از تکنولوژی‌ها در حوزه ی مدیریت منابع انسانی بر این ایده بنیان نهاده شدهاند که افراد، صرفا دارندهی شغلها هستند.
این رویکرد، یعنی اهمیت دادن به شغل و شرح شغل برای مدتی بستر حاکم برای انجام سایر فعالیتها در حوزههای منابع انسانی بود. اما پس از مدتی متخصصان دانشگاهی و اجرایی کانون توجه خود را از تجزیه و تحلیل شغل به مفهومی به نام شایستگی و به طور دقیقتر مدلسازی شایستگی معطوف ساختند. این تغییر پارادایم در بستر منابع انسانی اتفاق بزرگی بود که به دلایل متفاوتی رخ داد.
تجزیه و تحلیل شغل در واقع فرآیندی است برای جمع‌آوری اطلاعات شغلی و درک ماهیت مشاغل موجود در سازمان است که می‌تواند سنگ زیربنای مدیریت منابع انسانی در یک سازمان باشد. تجزیه و تحلیل شغل عبارت است از مطالعه و بررسی جهت پی بردن به ماهیت یک شغل و تعیین شرایط احراز آن از نظر دانش و مهارت و یا نوع رفتار مناسب.
به‌عبارت‌دیگر تجزیه و تحلیل شغل فرآیند جمع‌آوری اطلاعات، تجزیه، تحلیل، ترکیب و مرتب کردن آن‌ها درباره شغل است و برخی آن را کشف منظم فعالیت‌های یک شغل تعریف می‌نمایند که منجر به تهیه شرح شغل، مشخصات شغل و ویژگی‌های لازم جهت شرایط احراز شغل می‌گردد.
بر اساس تعاریف بالا، در تجزیه و تحلیل شغل خلاصه وظایف، مسئولیت‌ها، روابط با مشاغل دیگر و دانش و مهارت‌های موردنیاز برای تصدی شغل و شرایط کاری ارایه می‌شود. دستیابی به اطلاعات مزبور زمانی امکان‌پذیر است که به‌طور سیستماتیک به جمع‌آوری اطلاعات و بررسی و ارزیابی فعالیت‌های مشاغل در سازمان پرداخته شود. تجزیه و تحلیل شغل برای تهیه شرح شغل، کارمندیابی، انتصاب، آموزش و راهنمایی کارمندان ضروری است. با این حال کاربرد اصلی تجزیه و تحلیل در برنامه‌ریزی نیروی انسانی، ارزیابی عملکرد، طراحی سیستم حقوق و دستمزد و آموزش کارکنان است، زیرا با تجزیه و تحلیل شغل شرایط کاری، مسئولیت‌ها و وظایف ازیک طرف و دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های موردنیاز برای تصدی آن از طرف دیگر معین می‌شود. تجزیه و تحلیل شغل از اساسی‌ترین و بهترین کارهایی است که کلیه مؤسسات برای استفاده، پرورش و حفظ منابع انسانی انجام می‌دهند.
در سالهای اخیر بحثهایی مطرح شده است که آیا تجزیه و تحلیل شغل در جهان متغیر امروز هنوز هم مرتبط تلقی می‌شود؟ تجزیه و تحلیل سنتی شغل، گذشته‌نگر است و به جای آنکه بر توصیف مشاغل به عنوان آنچه که در آینده ممکن است نیاز به انجام باشد تمرکز کند، تمرکز خود را بر شغل به عنوان چیزی که الان باید انجام شود معطوف ساخته است. این در حالی است که محتوای شغل در طی زمان و همگام با چابکتر و انعطافپذیرتر شدن سازمانها می‌تواند تغییر کند که این سبب زمانگیر، هزینه بر، غیرجذاب و احتمالا تاریخ گذشته شدن مطالعات تجزیه و تحلیل شغل می شود.
این نقص ها مقارن بود با پیدایش یک رویکرد رقابتی نسبت به تجزیه و تحلیل شغل با نام مدلسازی شایستگی که مورد قبول گسترده قرار گرفت و در حال حاضر نیز برای توصیف مشاغل مدیریتی در اکثر سازمان‌های بزرگ مورد استفاده قرار میگیرد. مدلهای شایستگی معمولا شامل تعداد معدودی از ویژگی‌های کار-محور عمومی هستند که احساس می‌شود عملکرد بالا را در طیف وسیعی از مشاغل، به درجات مختلف، توصیف نمایند. این مدلها انتخاب شدند تا بر رفتارهای مهم استراتژیک و ارزش‌های فرهنگی در سرتاسر سازمان تاکید ورزند و آن‌ها را به یکدیگر مرتبط سازند، موضوعی که به طور کلی در تجزیه و تحلیل سنتی شغل وجود نداشت.
واژه ی شایستگی تعریف واحدی ندارد. هر کس بنا بر نیاز و حوزهی کاری یا مطالعاتی خود شایستگی را به نحوی تعریف نموده است. برای مثال استرابلر و همکاران (1997) معتقد بودند دو معنای متفاوت برای شایستگی وجود دارد. در یک تعریف شایستگی برابر است با رفتارهایی که یک فرد باید به نمایش بگذارد و در تعریف دیگر شایستگی برابر است با حداقل استانداردهای عملکرد.
در ادبیات برای تبیین این مفهوم از دو واژه استفاده شده است.
در حقیقت واژه ی کامپتنسی برای بیان رفتارها و واژهی کامپتنس برای اشاره به استانداردها، مورد استفاده قرار میگیرد.
سازمان های بخش خصوصی بیشتر به دنبال شایستگی در معنای اول (بیان رفتارها) هستند و سازمان‌های دولتی بیشتر به دنبال شایستگی در معنای دوم (استانداردها).