مؤسسه هدایت فرهیختگان جوان با متولیان برگزاری همایش به صورت مشارکتی اقدام به برگزاری همایش می نمایند که در همین راستا هر کدام شرح وظایفی خواهند داشت:

شرح وظایف متولی برگزاری همایش:

• معرفی دبیر علمی همایش و پیگیری وظایف مرتبط با دبیر علمی همایش (مشخص نمودن اهداف، محورها و جامعه هدف همایش، معرفی کادر علمی، معرفی داوران و مکاتبه با ایشان و … )؛
• مکاتبه و پیگیری جهت تعامل با دانشگاه ها و مؤسسات پژوهشی جهت حمایت علمی، معنوی یا مادی از همایش؛
• قبول مسئولیت کلیه مباحث علمی همایش؛
• تلاش در جهت اعتلای علمی هرچه بیشتر همایش.

شرح وظایف مؤسسه هدایت فرهیختگان جوان:

• معرفی دبیر یا مدیر اجرایی همایش و پیگیری وظایف مرتبط با دبیرخانه اجرایی همایش؛
• ارائه کلیه خدمات مرتبط با دبیرخانه اجرایی همایش که شرح آن به تفصیل در لینک زیر آمده است؛
• تلاش در برگزاری آبرومندانه همایش و زمینه چینی برای برگزاری دوره های بعدی همایش.

پیش شرط های مؤسسه هدایت فرهیختگان جوان جهت مشارکت در همایش:

• مشارکت کننده صلاحیت علمی کار را داشته باشد.
• حتی المقدور شخصی با سابقه انجام این امور در مجموعه ایشان حضور داشته باشد.